Datenschutzerklärung

1. Zwei Rollen, und welche gilt

In diesem Produkt gibt es zwei verschiedene Beziehungen, und sie werden verschieden geregelt.

Für Ihr eigenes Konto bei uns — wer sich registriert, wer in einen Arbeitsbereich eingeladen wird, was wir abrechnen — entscheiden wir, warum die Daten verwahrt werden; dort sind wir der Verantwortliche.

Für alles, was Ihr Unternehmen in seinen Arbeitsbereich einstellt — Ihre Gäste, Ihre Beschäftigten, Ihre Kunden, Ihre Kontakte — entscheidet Ihr Unternehmen, warum es verwahrt wird, und wir verwahren es auf Ihre Weisung. Dort sind wir der Auftragsverarbeiter und Sie der Verantwortliche. Dieser Unterschied zählt, wenn einer Ihrer Kunden Sie um Löschung bittet: Die Anfrage ist Ihre zu beantworten, und das Produkt gibt Ihnen die Mittel dazu.

2. Wer wir sind

SISC Suite wird bereitgestellt von der juristischen Person, die den Dienst erbringt, mit Sitz in eingetragene Anschrift. Datenschutzfragen und -anfragen gehen an die Datenschutz-Kontaktadresse, und die oder den Datenschutzbeauftragten, falls bestellt.

3. Was wir über Sie als Nutzer des Produkts verwahren

Für jede Person mit einer Anmeldung speichert das Produkt:

• Name und Anzeigename, E-Mail-Adresse und wahlweise Telefonnummer, Funktionsbezeichnung, Abteilung, Zeitzone und Profilbild.
• Ein Passwort, gespeichert nur als Argon2id-Hash — wir können es nicht lesen und Ihnen nicht sagen, wie es lautet.
• Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten: das Geheimnis, das sie funktionieren lässt, und Ihre Wiederherstellungscodes.
• Ein Anmeldeprotokoll: wann eine Anmeldung versucht wurde, ob sie gelang, von welcher Adresse und aus welchem Browser sie kam. Das ist eine Sicherheitsmaßnahme und eines der wenigen Dinge, die uns zeigen, dass ein Konto angegriffen wird.
• Was Sie getan haben, in einem Prüfprotokoll — wer was geändert hat, und wann.

4. Was Ihr Unternehmen in seinen Arbeitsbereich einstellt

Das Produkt verwahrt Aufzeichnungen über Personen, mit denen Ihr Geschäft zu tun hat. Welche davon existieren, hängt von den genutzten Apps ab:

• Hotelgäste: Name, Kontaktdaten, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Art des Ausweisdokuments, Nummer, ausstellendes Land und Ablaufdatum, ein Foto dieses Dokuments, wo eines erfasst wird, Aufenthaltsvorlieben und Freitextnotizen des Personals.
• Beschäftigte, im Hotel und in der Personalverwaltung: Name, vom Arbeitgeber vergebene Nummer und Arbeitsadresse sowie Lohn- und Gehaltsunterlagen.
• Kunden und CRM-Kontakte: Name, Kontaktdaten, Anschriften und die auf sie ausgestellten Belege.
• Mieter, Reisende und Adressbuchkontakte, jeweils mit dem Namen und den Kontaktdaten, die die App braucht. Der Name eines Reisenden wird genau so gespeichert, wie er im Reisedokument steht, weil die Ticketausstellung nichts anderes akzeptiert.

5. Wo es liegt, und wie es geschützt wird

Jeder Kunde bekommt eine eigene Datenbank. Welche Datenbank eine Anfrage erreicht, entscheidet die Adresse, unter der Sie sich angemeldet haben — keine Spalte, die sagt, wem welche Zeile gehört. Der häufigste Weg, auf dem ein Kunde die Daten eines anderen sieht, ist eine Abfrage, die das Filtern vergessen hat, und eine solche Abfrage gibt es hier nicht zu vergessen.

Nummern von Ausweisdokumenten werden vor dem Speichern mit AES-256-GCM verschlüsselt. Das Foto eines Ausweisdokuments wird auf der Platte versiegelt und nie von derselben Origin ausgeliefert wie die Anwendung.

Passwörter werden mit Argon2id gehasht. Zugriffstoken leben nur im Speicher des Browsers und werden nie in ein Cookie oder in den Browserspeicher geschrieben. Das Refresh-Token liegt auf der eigenen Origin des Arbeitsbereichs, die kein anderer Arbeitsbereich und keine andere Subdomain lesen kann.

Gehostet wird der Dienst bei dem Hosting-Anbieter und den Ländern, in denen Daten gespeichert werden.

6. Warum wir sie verwahren

Um den Dienst zu erbringen, den Sie bestellt haben, ihn abzurechnen, ihn zu sichern und Pflichten zu erfüllen, die das Gesetz uns und Ihnen auferlegt — Buchhaltungsunterlagen vor allem, deren jahrelange Aufbewahrung mehrere Länder vorschreiben und deren Vernichtung sie unter Strafe stellen.

Die förmliche Zuordnung jedes Zwecks zu einer Rechtsgrundlage ist die Rechtsgrundlagen-Tabelle, mit dem Rechtsbeistand zu bestätigen.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über irgendjemanden. Das Produkt schlägt vor und lehnt ab; es entscheidet nicht.

7. Wer sie sonst sieht

Diese Website ist vollständig in sich geschlossen. Sie setzt keine Cookies, führt kein Skript aus, lädt keine Schrift, keine Analytik, keinen Tag-Manager und keinerlei Drittcode. Jedes Byte dieser Seite kommt von dieser Domain — niemand außer uns weiß, dass Sie sie gelesen haben. Öffnen Sie den Quelltext und zählen Sie die Hosts.

Der Dienst selbst nutzt die Liste der Unterauftragsverarbeiter — Hosting, Mailversand, Zahlungen — und was jeder erhält. Wir sagen es Ihnen, bevor sich diese Liste ändert.

Wo das Produkt in Ihrem Namen Mail verschickt, verschickt es sie über die Mail-Einstellungen, die Ihr Unternehmen eingerichtet hat.

Müssen personenbezogene Daten zwischen Ländern bewegt werden, stützt sich das auf den Mechanismus für internationale Übermittlungen.

8. Wie lange sie bleiben

Solange Ihr Abonnement läuft, bleiben Ihre Daten, bis Sie sie löschen.

Wenn Sie kündigen, behalten Sie 90 Tage vollen Lese- und Exportzugriff, und Ihre Datenbank wird 365 Tage nach der Kündigung gelöscht. Wir warnen Sie 30 Tage, 7 Tage und 1 Tag vor der Löschung.

Aufzeichnungen, deren Aufbewahrung das Gesetz verlangt, bleiben so lange, wie das Gesetz es verlangt — länger als die beiden Fenster oben. Diese Fristen sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen je Land.

9. Ihre Rechte

Sie können eine Kopie der über Sie verwahrten personenbezogenen Daten verlangen, ihre Berichtigung verlangen, ihre Löschung verlangen, der Nutzung widersprechen und sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.

Der vollständige Export eines Arbeitsbereichs ist eine Funktion des Produkts, als JSON, CSV oder SQL. Authentifizierungsgeheimnisse sind nie darin enthalten: Ein Export mit Passwort-Hashes und Zwei-Faktor-Geheimnissen gäbe jedem, bei dem die Datei landet, die Möglichkeit, sich als jede Person im Unternehmen auszugeben.

Verwahrt Ihr Unternehmen Ihre Daten in seinem Arbeitsbereich, richten Sie die Anfrage an dieses Unternehmen. Geht es um Ihr Konto bei uns, richten Sie sie an uns, an die Adresse in Abschnitt 2.

Beschwerden können gerichtet werden an die Aufsichtsbehörde, bei der eine Beschwerde eingereicht werden kann.

10. Was Löschung tatsächlich tut

Löschung ist in diesem Produkt nicht „lösche jede Zeile, die die Person erwähnt" — eine Erklärung, die das verspräche, verspräche etwas, das kein Buchhaltungssystem kann. Jede Spalte jedes Datensatzes, den eine Person berührt, ist bewusst einem von drei Ausgängen zugeordnet:

• Getilgt — personenbezogene Daten ohne eigenständigen Grund zur Aufbewahrung. Sie werden an Ort und Stelle überschrieben, nicht als gelöscht markiert. In einer als gelöscht markierten Zeile steht der Name weiter in der Spalte, lesbar für das nächste Backup und für jeden mit Datenbankzugriff — das ist keine Löschung.
• Pseudonymisiert — personenbezogene Daten auf einem Datensatz, der aufbewahrt werden muss. Ein Hotelfolio ist ein Buchhaltungsbeleg; es behält einen Zahler, und der Zahler wird zu einer Referenz, die die Löschung identifiziert statt der Person.
• Aufbewahrt — Beträge, Daten, Währungen, Buchungscodes, einbehaltene Steuern, Meldereferenzen und die internen Kennungen, die die aufbewahrten Datensätze zusammenhalten. Ebenso das Prüfprotokoll, das der Nachweis ist, dass die Löschung stattfand, und überleben muss, um das zu belegen.

11. Auch Dateien werden gelöscht, und zwar zuerst

Das Foto eines Reisepasses ist keine Spalte. Nur die Zeile zu tilgen, die darauf zeigt, ließe das Bild auf der Platte — weiter lesbar, und nun unauffindbar von dem Datensatz aus, der es einmal benannte. Die Löschung selbst wäre dann das, was das Leck dauerhaft macht.

Also werden die Bytes vernichtet, bevor die Verweise getilgt werden, und der Löschbericht nennt, welche Dateien gefunden und vernichtet wurden.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir sagen es Ihnen, bevor sich diese Erklärung auf eine Weise ändert, die Sie betrifft, und das Datum oben auf dieser Seite ändert sich mit ihr.